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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Dokumentenkontrollanalysten, der unser Team bei der Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Dokumentenkontrollprozessen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Sicherstellung, dass alle unternehmensrelevanten Dokumente gemäß interner und externer Vorschriften korrekt verwaltet, gespeichert und verteilt werden. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Einhaltung von Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. Zu Ihren Aufgaben gehört die Entwicklung und Pflege von Dokumentationssystemen, die Durchführung regelmäßiger Audits sowie die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen. Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Verbesserungspotenziale und setzen Optimierungsmaßnahmen um. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für Fragen rund um Dokumentenmanagement und unterstützen bei der Implementierung neuer Technologien und Tools. Ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Sachverhalte verständlich zu dokumentieren und auch unter Zeitdruck sorgfältig zu arbeiten. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Bereich Dokumentenkontrolle, Qualitätsmanagement oder Compliance. Kenntnisse in gängigen Dokumentenmanagementsystemen und relevanten Normen (z. B. ISO 9001) sind von Vorteil. Wenn Sie Freude an strukturierter Arbeit, analytischem Denken und der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Überwachung und Verwaltung von Dokumentenkontrollprozessen
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben
- Durchführung von Audits und Qualitätskontrollen
- Pflege und Optimierung von Dokumentenmanagementsystemen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenprozessen
- Analyse und Verbesserung bestehender Abläufe
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
- Erstellung und Pflege von Verfahrensanweisungen
- Unterstützung bei der Implementierung neuer Technologien
- Bearbeitung von Anfragen und Problemen im Dokumentenmanagement
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
- Erfahrung im Bereich Dokumentenkontrolle oder Qualitätsmanagement
- Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen
- Vertrautheit mit relevanten Normen (z. B. ISO 9001)
- Analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenkontrolle?
- Wie gehen Sie mit sensiblen oder vertraulichen Dokumenten um?
- Kennen Sie sich mit ISO-Normen aus?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Qualitätsstandards sicher?
- Welche Dokumentenmanagementsysteme haben Sie bereits genutzt?
- Wie gehen Sie mit Fehlern oder Unregelmäßigkeiten in Prozessen um?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit unter Zeitdruck?
- Wie würden Sie Kollegen im Umgang mit neuen Systemen schulen?
- Welche Verbesserungen haben Sie in früheren Positionen umgesetzt?
- Wie bleiben Sie über gesetzliche Änderungen informiert?
